ホウレンソウ(報告・連絡・相談) 5W1Hできてますか?

仕事をスムーズに進めるために欠かせないホウレンソウ。文章とは限りませんが、上司や得意先と誤解なく意思疎通することはビジネスにおいて必要不可欠です。

ブログなどで記事を書く場合でも言えることですが、文章を書く時にしっかり5W1Hを意識しているでしょうか?

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私は書きながら「えっと、Whatは書いたかな・・・」というように、5W1Hの要素を思い出しながら文章に散りばめていました。これでは勢いが止まってしまいます。

そこで「5W1Hエディタ」を作ってみました。

5W1Hとは

  • When いつ?
  • Where どこで?
  • Who だれが?
  • What なにを?
  • Why なぜ?
  • How どうやって?

上の5つの頭文字をとっています。文章にまとめる時の順番に決まりはありません。一応フォーマットとしては、広辞苑によると「when、where、who、what、why、how」、大辞林によると「who、what、when、where、why、how」となっています。

ブログの記事作成のサンプル

聞き手・読み手の興味の度合いに応じて5W1Hを順序よく提示する – 発声練習によると、論文での興味の発展推移を考察した結果、順番は「what、why、when、where、who、how」が好ましいとあります。当然ですが、文章の内容や用途によっても異なってくるという訳です。

もう少し掘り下げて、さらに2つの要素を加えた6W2Hもあります。

  • How much どれくらい?
  • Whom だれに?だれと?

こちらは取引金額などに相当する「量」が含まれるので、ビジネス用途でよく使われます。報告書や企画書などのビジネス文章を作成する時は、6W2Hを使ったほうが良いでしょう。

6W2Hのサンプル

こんな用途にも使えます

5W1Hの用途は文章を作る時だけではありません、アイデアの捻出や業務改善に使える万能ツールです。オズボーンのチェックリストと同様に、視点を変えた質問を受けることで、新しいアイデアを考えたり、アイデアに隙がないかをチェックする事ができます。

新しいアイデア捻出のサンプル

 

 

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